OPERATIVE OBJEKTPLANUNG IN DER IMMOBILIEN-WIRTSCHAFT

Weg von 100+ Excel-Templates: Operative Objektplanung in Board – schneller, transparenter, deutlich weniger manuell

Die alstria office REIT‑AG, ein in Hamburg ansässiger Spezialist für Büroimmobilien in deutschen Top‑Standorten, setzte sich das Ziel, ihre operative Objektplanung konsequent zu digitalisieren: Bis dahin erfolgte die Planung für über 100 Immobilienobjekte in separaten Excel‑Datasheets, die manuell befüllt wurden – inklusive umständlicher Exporte aus Vorsystemen für Stammdaten wie Verträge und Leerstände. Dieser hohe manuelle Aufwand führte zu Fehleranfälligkeit und machte das Zusammenführen sowie Auswerten der Objektdaten extrem zeitaufwändig. alstria erkannte daher die Notwendigkeit, Excel vollständig zu ersetzen und eine moderne BI‑ und Planungslösung einzuführen, die operative Planung, Reporting und Konzernkonsolidierung transparenter und dynamischer abbildet.

Heute verfügt alstria über eine in Board entwickelte Lösung, in der fünf Eingabetemplates mehr als hundert Excel‑Vorlagen ablösen. Automatisierte Planungsschritte reduzieren den manuellen Aufwand und die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum, während Analysen und Reporting deutlich schneller und transparenter erfolgen – mit hoher Akzeptanz bei den operativen Anwender:innen.

Über 100 Unternehmen vertrauen bdg

AUSGANGSSITUATION

Die alstria office REIT-AG verwendete für die operative Planung Excel Datasheets: Für jedes der über 100 Immobilienobjekte gab es ein separates Excel- Template, das mit den Planungseingaben manuell befüllt wurde. Zudem war der Zugriff auf Stammdaten (z.B. Bestandsverträge, Leerstände), die den Planern als Basisinformationen dienen, nur durch Exports aus den Vorsystemen möglich. Der enorme manuelle Aufwand in Excel führte zu einer hohen Fehleranfälligkeit, und die Daten aller Objekte zusammenzuführen und auszuwerten war enorm zeitaufwändig. Um genau diese Punkte anzugehen, entschloss sich der Fachbereich Finance & Controlling eine moderne BI-Lösung einzuführen. Zur Unterstützung beauftragte alstria externe Berater (PwC) mit der Projektbegleitung. Gemeinsam entwickelte man einen ersten Anforderungskatalog und begann den Auswahlprozess. Dabei überzeugte die Software Board mit bdg als Implementierungspartner – ausschlaggebend waren die Möglichkeiten der Software im Bereich Self-Service BI, ihre Flexibilität und die Schnelligkeit in der Auswertung sowie die Referenzen der bdg aus erfolgreich abgeschlossenen Projekten in der Immobilienwirtschaft.

PROJEKTZIEL

Oberstes Ziel des Projekts war, Excel als Planungstool vollständig durch eine Lösung in Board zu ersetzen, um den manuellen Aufwand sowie fehleranfällige Medienbrüche auf ein Minimum zu reduzieren und die Arbeit der operativen Planer generell zu vereinfachen. Auch das Reporting für den Objektbereich sowie die Konsolidierung auf Konzernebene sollte dynamischer und übersichtlicher gestaltet werden. Für die Objektplanung bedeutete dies, alle relevanten Daten aus den Vorsystemen zu ziehen, um sie auf einer höheren Ebene integriert zu beplanen.

Das betraf beispielsweise die Vermietung von Gebäudeflächen, die Verlängerungen von Mietverträgen sowie jegliche bauliche Maßnahmen (Sanierung, Modernisierung, Instandhaltung). In der abschließenden Zielsetzung sollte sich die komplette Objektplanung in einer konsolidierten Form in der Gewinn- und Verlustrechnung widerspiegeln.

VORGEHENSWEISE UND ERBRACHTE LEISTUNGEN

In einem Kickoff-Workshop vereinbarten alle Parteien zunächst die jeweiligen Verantwortungsbereiche, den Scope des Projekts und die Entwicklungsmethode. Die Wahl fiel auf eine agile Entwicklung mit periodischen Sprints und anschließender Auswertung – diese Vorgehensweise entspricht den Best Practices von bdg. Besonders wichtig bei BI-Projekten: Das Anforderungs-profil und die Auswahl der Planungskategorien – beides wurde in einem Initialtermin besprochen und festgehalten. Gemeinsam stellten bdg und alstria dann das Projektteam zusammen. Als Kernteam fungierten ein Projektleiter und zwei Entwickler der bdg sowie zwei Verantwortliche aus den Fachbereichen des Kunden; zusätzlich unterstützten die Mitarbeiter der IT-Abteilung bei alstria tatkräftig.

Als erster Schritt wurde von den Entwicklern der bdg gemäß dem Anforderungsprofil ein Datenmodell konzeptioniert. Kern ist hier die Definition der Dimensionen, Hierarchien sowie der daraus zu bildenden multidimensionalen Datenwürfel. In den Würfeln werden die Dimensionen verknüpft und die Daten gespeichert. Sie bilden das Medium, in dem die verschiedenen Datendimensionen und die Verhältnisse der Ebenen zueinander – also die Architektur der Applikation – gespeichert werden. Im nächsten Schritt wurden die ersten Integrationen durchgeführt und die bestehenden Vorsysteme angebunden – in diesem Fall Microsoft Dynamics NAV (Navision) sowie Pandora, ein von alstria entwickeltes internes System. Typisch für BI-Tools ist, dass ihre Architektur in einer eigenen Anwendung auf bestehende Systeme (meist relationale Datenbanken) „aufgepflanzt“ wird. Für die Integration nach Board müssen Daten transformiert werden, um auf das zuvor definierte Datenmodell zu passen. Im Board-Umfeld wird hier meist ein SQL-Server als Zwischenschicht verwendet.

Eine Herausforderung war die Zuordnung der Datenebenen. Weil Business Intelligence- und Planungssysteme auf Datenaggregation aufbauen, ist die richtige Identifikation und Definition der untersten Ebenen von entscheidender Bedeutung – denn dort werden die Daten gespeichert.

Nun war im ersten Kickoff-Workshop als unterste Planungsebene die Objektebene festgelegt worden. Das heißt im Fall alstria, die individuellen Gebäude – nicht deren Etagen beziehungsweise einzelne Flächen. Im Verlauf der Entwicklung stellte sich jedoch heraus, dass statt der Objekte die Flächen als unterste Datenebene berücksichtigt werden mussten und somit eine Änderung des ursprünglich definierten Datenmodells und Projektplans notwendig wurde.

Wie viel Aufwand eine neue Planungsebene macht, hängt davon ab, wo sie eingefügt wird. Am Ende, also an der „Spitze“ der Aggregation, wird der bereits geordnete Datensatz nur noch weiter reduziert – hier eine neue Ebene einzufügen ist also recht einfach. Fügt man hingegen eine neue Ebene an den Anfang, also die „Basis“ der Aggregation an, steigt die Anzahl der insgesamt verarbeiteten Daten exponentiell. Damit die verwendeten Integrationslogiken und das Datenmodell die neue unterste Ebene tragen können, mussten die Entwickler von bdg sie anpassen – dies gelang in Rekordzeit, so dass sich die ursprünglich geplante Projektlaufzeit um nur eine Woche verlängerte.

Die sehr gute Zusammenarbeit des gesamten Projektteams ermöglichte eine hohe Geschwindigkeit in der Entwicklung – so wurden bereits zwei Wochen nach dem Kickoff-Workshop die ersten Datenintegrationen durchgeführt. Die IT-Abteilung von alstria stellte den zur Transformation benötigten SQL-Server bereit und beteiligte sich bei der Datenintegration. Zum Best Practice-Ansatz der bdg gehört es, spätere User schon während der Entwicklung mit einem Coaching-Ansatz einzubeziehen. Das Team von alstria zeigte viel Engagement, und im Verlauf auch dieses Projekts wurde klar: Die Beteiligung an der Erstentwicklung bringt großen Mehrwert für spätere Projekte und die Weiterführung als Self-Service-Plattform. So übernahmen die späteren Admins im Coaching-Verfahren einige Aufgaben in der Entwicklung – das funktionierte sehr gut und trug zum schnellen Erfolg des Projekts maßgeblich bei.

Das Ergebnis

Ziel erreicht: Die unzähligen Excel-Datenblätter je Immobilienobjekt wurden durch insgesamt fünf übersichtliche Eingabetemplates ersetzt. Ergänzt werden die Templates durch zwei Übersichtsscreens. Nicht nur die Dateneingabe ist dadurch deutlich einfacher – und die Gefahr der Fehler durch die manuelle Eingabe gebannt –, sondern auch die Analyse und Validierung der Daten für das Reporting sind nun unkompliziert und schnell durchführbar. Die Applikation wurde vom Team ausgezeichnet angenommen – die User haben inzwischen einige Dashboards und Logiken in Eigenentwicklung aufgebaut, so dass neben den Plandaten auch die Ist-Daten über die Plattform validiert werden können. Insgesamt war die Resonanz so gut, dass auch andere Fachbereiche Interesse an einer vergleichbaren Lösung bekundeten – als All-in-One-Plattform für die integrierte Unternehmensplanung eignet sich die Software Board dafür hervorragend. Weitere gemeinsame Projekte von alstria und bdg sind daher in Planung.

Executive Summary

Agile Entwicklung einer operativen Planungslösung
Fünf Eingabetemplates ersetzen über einhundert Excel Datasheets
Verbesserte Qualität von Planung, Reporting und Analyse bei deutlich verringertem zeitlichen Aufwand
Kooperative Zusammenarbeit und hohes Engagement für den Projekterfolg

Mit der Einführung von Board verfügen wir über eine deutlich effizientere und transparente Objektplanung. Der manuelle Aufwand und somit die Fehleranfälligkeit werden auf ein Minimum reduziert, was eine qualitativ hochwertige Berichtsstruktur zur Folge hat. Aufgrund automatisierter Planungsschritte und der dynamischen Erstellung von Analysen ist der Zeitaufwand sehr gering und das Tool hat eine große Akzeptanz bei den Kolleginnen und Kollegen im operativen Bereich.

alstria

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