Kunde
e-regio GmbH & Co. KG
Tool
Jedox
e-regio hat den gesamten Planungsprozess – von der Profit-Center-Planung über Kostenstellenplanung bis zur integrierten GuV, Cashflow und Bilanz – aus Excel heraus in Jedox überführt. Was früher anderthalb Monate dauerte und nur zweimal im Jahr stattfand, ist heute ein monatlicher Prozess von sieben Arbeitstagen. Die Grundlage dafür war kein reines Tool-Rollout, sondern ein Implementierungsansatz, bei dem das Controlling-Team von e-regio aktiv in den Aufbau eingebunden war – und das nötige Know-how so direkt intern verankert wurde.
85%
Zeitersparnis im Forecast – von ~6 Wochen auf 7 Arbeitstage
50%
Schnellere Mittelfristplanung – von 2 Monaten auf 1 Monat
6×
Höhere Planungsfrequenz – von 2x jährlich zu monatlichen Forecasts
Über 100 Unternehmen vertrauen bdg
Der gesamte Planungsprozess lief in Excel. Zwischen 40 und 50 Templates wurden manuell vorbefüllt, an die Planungsverantwortlichen verschickt und anschließend in zwei großen Konsolidierungsdateien zusammengeführt – mit dutzenden Reitern, S-Verweisen, manuellen Formeln und dem permanenten Risiko, dass irgendwo eine Verknüpfung bricht.
Gemeinsames Arbeiten in diesen Dateien war kaum möglich. Wer zuletzt speicherte, hatte Recht. Versionskonflikt war der Normalzustand. Und am Ende dieses aufwändigen Prozesses standen gerade mal zwei Planungszeitpunkte pro Jahr – in einer Branche, in der sich die Rahmenbedingungen schneller ändern als jeder Jahresrhythmus es abbilden kann.
Das Ziel war eine zentrale Plattform, auf der alle Verantwortlichen gleichzeitig arbeiten können: von der Biogas-Planung über IT und HR bis zum Projektgeschäft und den Bauplänen. Die Eingaben sollten direkt, ohne manuelle Zwischenschritte, in eine integrierte Planung aus GuV, Cashflow und Bilanz münden.
Dazu kamen konkrete Automatisierungsziele: ein AFA-Modul für Abschreibungsberechnungen auf Basis von Vorjahreswerten und geplanten Investitionen, ein Darlehensmodul, eine Year-to-Date/Year-to-Go-Logik für Kostenplanungen sowie eine vollständige Profit-Center-Betrachtung bis zum Jahresüberschuss. Über allem stand ein einfacher Anspruch: monatliche Forecasts in realistischer Zeit.
Der Start mit bdg begann mit einem Workshop, in dem die gesamte Planungsmechanik anhand der bestehenden Excel-Strukturen aufgenommen wurde. Was zunächst nach einem Nachteil klingt – die Planung nur in Excel zu haben – erwies sich hier als Vorteil: Die Dateien zeigten präzise, wie das Planungskonstrukt aufgebaut war und wo es hinmüsste. Alle Anforderungen wurden in Jira überführt und die Projektumsetzung gestartet.
Was folgte, war weniger klassisches Consulting als enge operative Zusammenarbeit: Ein Mitarbeiter aus dem Controlling-Team arbeitete über ein halbes Jahr lang zwei Tage pro Woche gemeinsam mit bdg-Consultants vor Ort. Nicht um Ergebnisse abzunehmen, sondern um sie gemeinsam zu erarbeiten. Das ermöglichte Wissensaufbau in einem Tempo, das keine nachgelagerte Schulung erreicht hätte – und schuf Budget-Spielraum durch wachsende Eigenleistung.
„Über einen Zeitraum von sechs Monaten war ich zwei Tage pro Woche in Dortmund vor Ort. Dadurch konnte ich die gesamte Controlling-Abteilung deutlich umfassender befähigen, da ich das Wissen unmittelbar in der Praxis erworben habe und nicht nur durch Schulungen.”
— Marco Bärmig, Controlling, e-regio
Ergänzt wurde dieser Ansatz durch gemeinsame Workshop-Events: Bis zu zehn Personen aus dem Controlling-Team arbeiteten zwei Tage lang an eigenen Dashboards und Modulen – mit drei bdg-Mitarbeitern, die bei Bedarf unterstützten. Wer vorher noch nie in Jedox gearbeitet hatte, baute dort mit eigenen Daten sein erstes Dashboard.
Ergebnisse
Das ursprüngliche Ziel, Excel vollständig abzulösen, wurde erreicht. Die einzigen Excel-Dateien, die im Controlling-Team noch geöffnet werden: Urlaubsplan und Meeting-Planung. Alles andere findet im System statt.
Heute erstellt e-regio jeden Monat einen Forecast – etwas, das vorher schlicht nicht möglich war. Sieben Arbeitstage, am Ende eine aufgehende Bilanz, ein sauberer Cashflow und eine konsistente GuV. Früher dauerte ein einzelner Forecast anderthalb Monate, und selbst das passierte nur zweimal im Jahr.
Die Mittelfristplanung wurde von zwei Monaten auf einen halbiert. Das Team hat inzwischen Kapazität für ein Long-Term-Planning über zehn Planjahre – etwas, das früher undenkbar gewesen wäre.
Was sich dahinter verbirgt, ist mehr als Zeitersparnis: Das Controlling-Team kann sich heute aufs Wesentliche konzentrieren. Business Cases rechnen, tief in Produkte einsteigen, mit Business-Partnern über Inhalte diskutieren. Das klingt selbstverständlich – und dank Jedox ist es das auch.
Mit dem Go-live der Finance Suite war das Projekt nicht beendet – es hat sich in eine laufende Partnerschaft verwandelt. Bereits im Einsatz: Energy-Planung auf Kundenbasis. Aktuell in Umsetzung: ESG-Reporting, Konsolidierung, Wärme-Profit-Center mit Anlagen- und Mengenplanung sowie ein Regulierungsmodul aus Netzbetreiber-Perspektive.
Was das konkret bedeutet: Neue Anforderungen müssen nicht mehr von Grund auf erklärt werden. Das Team kann Anpassungen selbst einschätzen, priorisieren und viele davon eigenständig umsetzen. Jedes Folgeprojekt startet mit einem Vorsprung – weil die Prozesse bekannt sind, die Datenstruktur verstanden ist und die Zusammenarbeit eingespielt ist. Was früher ein Projekt war, ist heute eine Arbeitsweise.
Antworten auf die Fragen, die uns im Gespräch mit Controllern und CFOs aus der Energiewirtschaft am häufigsten begegnen.
Integrierte Unternehmensplanung verknüpft GuV, Cashflow und Bilanz in einem einzigen System, sodass jede Eingabe automatisch alle drei Rechenwerke aktualisiert. Controller und CFOs erhalten so jederzeit ein konsistentes Bild der Unternehmensfinanzlage – ohne manuelle Konsolidierung, ohne Versionskonflikte.
Mit einer gut implementierten Jedox-Lösung lässt sich ein monatlicher Forecast realistisch in sieben Arbeitstagen abschließen – Unternehmen, die vorher anderthalb Monate gebraucht haben, berichten von Einsparungen von über 80 %. Die Zeitgewinne entstehen durch automatisierte Konsolidierung, vorbelegte Year-to-Date/Year-to-Go-Werte und den Wegfall manueller Excel-Abstimmungen.
Jedox eignet sich besonders für Unternehmen mit komplexen Planungsstrukturen: mehrere Profit-Center, dezentrale Planungsverantwortliche und Bedarf an einer integrierten Sicht aus GuV, Cashflow und Bilanz. In der Energiewirtschaft kommt hinzu, dass Mengenplanung, Projektgeschäft und regulatorische Anforderungen direkt in die Finanzplanung integriert werden können.
Der Umstieg von Excel auf eine Planungssoftware wie Jedox gelingt am besten, wenn die bestehenden Excel-Strukturen als Ausgangspunkt genutzt werden: Sie dokumentieren die Planungslogik und machen Anforderungen sichtbar. Entscheidend ist ein strukturierter Implementierungsansatz mit klarer Anforderungsaufnahme, schrittweisem Aufbau der Datenmodelle und intensivem Wissenstransfer ins Controlling-Team.
In volatilen Branchen wie der Energiewirtschaft reichen zwei Planungstermine pro Jahr nicht mehr aus. Monatliche Forecasts gelten heute als Mindeststandard für eine belastbare Steuerung. Mit einer automatisierten Planungsplattform ist dieser Rhythmus realistisch umsetzbar – ohne den Planungsaufwand proportional zu erhöhen.
Ein AFA-Modul berechnet automatisch planmäßige Abschreibungen auf Basis bestehender Anlagenwerte und geplanter Investitionen. Controller müssen damit Abschreibungsberechnungen nicht mehr manuell durchführen – das System rechnet sie direkt in die integrierte Planung ein.
Bei der Year-to-Date/Year-to-Go-Logik werden Planungsverantwortlichen automatisch die bereits gebuchten Ist-Werte des laufenden Jahres angezeigt. Der verbleibende Planungszeitraum wird auf Basis des letzten Forecasts vorgeschlagen. Controller planen damit nicht mehr auf der grünen Wiese, sondern auf einer realistischen Ausgangsbasis.
In Jedox lassen sich Gemeinkosten über frei definierbare Schlüssel auf Profit-Center verteilen. Controller können dabei regelbasierte Verteilungen und manuelle Direktzuordnungen kombinieren – und jederzeit eingreifen, wenn betriebswirtschaftliches Hintergrundwissen eine andere Verteilung nahelegt als der Schlüssel.
Die häufigsten Ursachen: unklare Anforderungen zu Projektbeginn, zu standardisierte Ansätze ohne Anpassung an Unternehmensspezifika, fehlender Wissenstransfer ans Controlling-Team und parallele ERP-Umstellungen, die die Datengrundlage während des Projekts verändern. Entscheidend ist ein iterativer Ansatz mit enger Einbindung der späteren Nutzer.
Die Kosten hängen von Komplexität, Anzahl der Planungsbereiche und dem gewünschten Detaillierungsgrad ab. Ein kooperativer Ansatz – bei dem das eigene Controlling-Team aktiv in die Umsetzung eingebunden wird – kann die Projektkosten erheblich reduzieren und gleichzeitig den internen Wissensaufbau beschleunigen.
Success Stories, Whitepaper, Videos und interaktive Produktübersicht.
Die Finanzplanung von RheinEnergie erfolgte überwiegend in dezentralen Excel-Dateien, was zu unzureichender Datenqualität, aufwendigen manuellen Prozessen und mangelnder Transparenz führte. RheinEnergie erkannte die Notwendigkeit einer integrierten EPM-Lösung, um zentrale Planungen effizient und qualitativ hochwertig durchzuführen.
Enni und bdg schaffen eine Lösung für die integrierte Unternehmenssteuerung. Aufwände bei der Planung, Datenkonsolidierung und Interpretation der Hochrechnungs- und Wirtschaftsplanungsergebnisse sollten deutlich reduziert werden. Finden Sie heraus, welchen Mehrwert unser Kunde aus der integrierten Controlling-Lösung gewinnt.
Das Projekt von bdg und EOS zielte darauf ab, durch Automatisierung und Prozessoptimierung ein integriertes Finanzbuchhaltungssystem zu etablieren, das manuellen Aufwand minimiert, Datenkonsistenz verbessert und Fehleranfälligkeit reduziert. Da schon in mehreren Konzern-Abteilungen die Performance-Management-Software Jedox im Einsatz war, sollte die hohe Flexibilität der Anwendung auch für dieses Projekt genutzt und die neue Lösung in die bestehende Applikationslandschaft integriert werden.
