Die EOS Gruppe, ein international tätiger Finanzdienstleister mit Schwerpunkt auf Forderungsmanagement und dem Kauf sowie der Verwaltung von Forderungsportfolios, setzte sich das Ziel, ihre Finanzbuchhaltung im Monatsabschluss deutlich effizienter und transparenter zu gestalten. Bislang war der Prozess von zahlreichen manuellen Arbeitsschritten in verschiedenen, teils veralteten Systemen geprägt: Daten aus Jedox mussten manuell in Excel übertragen und validiert werden, bevor Buchungssätze in einer Access-Datenbank erstellt und anschließend weiterverarbeitet wurden. Mit dem internationalen Wachstum der Gruppe stiegen Aufwand, Fehleranfälligkeit und Komplexität zusätzlich – insbesondere bei der Erstellung der Monatsabschlüsse für die einzelnen Gesellschaften.
Heute verfügt EOS über eine umfassende Lösung für Analyse und Automatisierung, mit der Forderungskaufportfolio-Daten automatisiert, buchungskonform und transparent in die Finanzbuchhaltung überführt werden. Die automatisierten Monatsabschlüsse reduzieren den manuellen Aufwand signifikant, erhöhen die Datenkonsistenz und schaffen eine deutlich bessere Transparenz über das gesamte Portfolio. Gleichzeitig unterstützen integrierte Analyse- und Reporting-Funktionen die Finanzbuchhaltung, Wirtschaftsprüfung und den Jahresabschluss mit verlässlichen und standardisierten Informationen.
Über 100 Unternehmen vertrauen bdg
Die Finanzbuchhaltung der EOS-Gruppe arbeitete mit einem Prozess, der von zahlreichen Teilschritten und manuellem Input in verschiedenen, teils veralteten Systemen geprägt war.
Daten zu den Forderungskaufportfolios in Jedox mussten manuell in eine Excel-Umgebung transferiert und dort validiert werden. Anschließend wurden Buchungssätze manuell in einer Access-Datenbank erstellt. Diese in die Jahre gekommene Access-Anwendung war fehleranfällig und sollte abgelöst werden. Mit dem internationalen Wachstum der Gruppe stieg auch der enorme Aufwand, der in manuelle Abläufe und Validierungen für jede einzelne Gesellschaft investiert werden musste – für jeden Monatsabschluss. Auch deshalb bestand großer Bedarf, eine buchungssatzkonforme Übertragung der Daten aus den Forderungskaufportfolios in das konzerneigene ERP-System (Enterprise Ressource Planning) in Oracle automatisiert zu ermöglichen.
Ziel des gemeinsamen Projekts von bdg und EOS war es, ein integriertes System zu schaffen, das durch Automatisierung und Verschlankung von Prozessen den manuellen Aufwand deutlich reduzieren, die Datenkonsistenz erhöhen und die Fehleranfälligkeit minimieren sollte.
Dabei waren verschiedene Teilschritte zu berücksichtigen. Zum einen sollte die neue Applikation die automatisierte, buchungssatzkonforme Überführung der Forderungskaufportfolio-Daten, die bereits in Jedox geführt wurden, in das ERP-System in Oracle ermöglichen. Dieser Überführungsprozess sollte eine Verrechnung der Daten umfassen, um die in der Quelldatenbank IFRS-konform vorliegenden Daten auch für eine Rechnungslegung nach HGB-Vorschriften verwendbar zu machen. Außerdem war die Währungskonvertierung der zugrundeliegenden Portfolios in die Rechnungslegungswährung (Euro) zu berücksichtigen. Zusätzlich sollte die Erstellung von Monatsabschlüssen für die Gesellschaften der EOS-Gruppe automatisiert werden.
Die Anforderungen und Ziele des Projekts wurden in einem gemeinsamen Kick-off erörtert und das weitere Vorgehen abgestimmt. In mehreren Workshops wurden der Aufbau der Datenbank, die gewünschten Funktionalitäten und die fachlichen Anforderungen weiter konkretisiert. Da schon in mehreren Konzern-Abteilungen die Performance- Management-Software Jedox im Einsatz war, sollte die hohe Flexibilität der Anwendung auch für dieses Projekt genutzt und die neue Lösung in die bestehende Applikationslandschaft integriert werden. Jedox ermöglicht die Entwicklung flexibler, leistungsstarker Corporate Performance Management und Business Intelligence Lösungen, die durch die Berater der bdg den jeweiligen Kundenbedürfnissen und -anforderungen entsprechend modelliert und umgesetzt werden. Die sehr enge und kooperative Zusammenarbeit zwischen EOS und bdg trug entscheidend zum Projekterfolg bei. Gemeinsam wurde beschlossen, wie und in welchem Zeitrahmen die verschiedenen Anforderungen bestmöglich umgesetzt werden sollten. Im Verlauf des Projekts wurden die gewünschten Funktionalitäten nach und nach von den Beratern der bdg konzeptioniert und implementiert, wobei auch veränderte Anforderungen berücksichtigt und umgesetzt wurden.
Schon nach sechs Monaten war ein Go-live eines ersten Teilprojekts möglich, und die Anwendung wurde seitdem Schritt für Schritt weiter ausgebaut. Durch agiles Vorgehen wurden sukzessive weitere Gesellschaften der EOS Holding in das neue System eingebunden. In kooperativer und erfolgreicher Zusammenarbeit entwickeln EOS und bdg die Applikation kontinuierlich weiter und leisten damit einen entscheidenden Beitrag zur Digitalisierung und zum Aufbau von Jedox-Knowhow eines weltweit vertretenen Finanzdienstleisters.
Die ehrgeizigen Ziele des Projekts wurden auch dank der sehr konstruktiven und partnerschaftlichen Zusammenarbeit von bdg und EOS erreicht. Das Ergebnis ist eine umfassende Lösung für automatisierte Buchungssysteme und Monatsabschlüsse, die der Finanzbuchhaltung eine transparente Analyse des gesamten Forderungskaufportfolios ermöglicht. Über eine definierte Schnittstelle zum Quellsystem aus den Bereichen Risk- und Portfolio-Management (ebenfalls Jedox) werden die Daten aus Tilgungsreihen und Forderungskäufen in Jedox integriert und buchungskonform in die finanzbuchhalterische Umgebung in Oracle transferiert, wo die Buchungen ebenfalls automatisiert vorgenommen werden – für die einzelnen Gesellschaften der EOS Holding, jeden Monat, sowie HGB- und IFRS-basiert. Die Validierung von Datenabweichungen innerhalb festgelegter Toleranzgrößen ist Teil des Transferprozesses, ebenso wie die automatische Währungskonvertierung, bei der die Ausgangswährungen der zugrundeliegenden Forderungsportfolios in die Rechnungslegungswährung Euro umgerechnet werden.
Das Workflow-Management für die Erstellung der Monatsabschlüsse ist transparent und übersichtlich abgebildet. Über eine Maske steuert die Finanzbuchhaltung den gesamten Prozess: die Datenübernahme aus dem Jedox-Vorsystem, die automatisierte Währungsumrechung sowie den Datentransfer nach Oracle. Dabei ist die Kommunikation zum Vorsystem jederzeit gegeben und der Prozess an jedem Punkt transparent und nachvollziehbar.
Zur Qualitätssicherung sind automatisierte Validierungen der Daten integriert. Sind die Abweichungen vom vordefinierten Toleranzbereich zu groß, wird eine Überprüfung der Daten verlangt, bevor der nächste Schritt im Prozess gestartet werden kann. Ebenso blockiert das System den weiteren Verlauf, wenn der Datentransfer nicht technisch einwandfrei gelaufen ist. Time Stamps bilden schließlich einen weiteren Validierungsschritt: Der Prozess kann erst dann vollständig abgeschlossen werden, wenn der registrierte Zeitpunkt des Datentransfers in das Finanzbuchhaltungssystem vor dem registrierten Zeitpunkt des Datentransfers in das ERP-System liegt. Die Automatisierung hat nicht nur eine enorme Zeitersparnis bei der Erstellung von Monatsabschlüssen gebracht, sondern auch eine qualitative Optimierung durch verringerte Fehleranfälligkeit und höhere Datentransparenz. Zusätzlich bietet das von bdg und EOS implementierte System Reporting- Funktionalitäten, die nicht nur vielfältige Analysen ermöglichen, sondern durch standardisierte Reportings eine wertvolle Unterstützung für Wirtschaftsprüfung und Jahresabschluss bieten.
In kooperativer Zusammenarbeit mit den Beratern der bdg haben wir erfolgreich eine umfassende Lösung entwickelt, die unserer Finanzbuchhaltung eine transparente Analyse des gesamten Forderungskaufportfolios ermöglicht. Die Automatisierung der Monatsabschlüsse bedeutet gerade für uns als Holding mit Gesellschaften im In- und Ausland eine enorme Zeitersparnis. Wertvolle Ressourcen können jetzt gewinnbringend eingesetzt werden, denn sie müssen nicht mehr auf manuelle Prozesse und aufwändige Datenvalidierung verwendet werden. Unser gesamter Prozess ist deutlich verschlankt.
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Ziel des gemeinsamen Projektes von lekker Energie und bdg war die Möglichkeit der Durchführung von DB-Rechnungen auf Marktlokationsebene mittels einer Jedox-basierten BI-Lösung. Gleichzeitig sollten Deckungsbeitragsrechnungen auf unterschiedlichen Aggregationsstufen ermöglicht werden, die z.B. auch Analysen einzelner Produkte, Verkaufskanäle und Vertriebspartner erlauben. Alle Auswertungen sollten entsprechend in Jedox abgebildet werden.
