Warum ich eine systemgestützte Personalplanung empfehle
Von Ina Schwarzenberg
Zur Person
Ina Schwarzenberg, unsere Spezialistin für die Themen People Analytics und BI-Tools, arbeitet seit fast 20 Jahren im Bereich Finanz- und Personalplanung. Als Head of Development verantwortet und entwickelt Ina bei bdg die Line of Business HR.
Das falsche Tool für eine große Aufgabe
Excel ist sicherlich ein großartiges Office-Tool, ohne das kaum ein Unternehmen auskommt, um Daten zu sammeln und zu strukturieren. Aber eignet es sich auch als Personalplanungstool?
Ich sage klar nein – denn ich weiß, was BI-Tools im Vergleich zu Excel für die Personalplanung und die Datensicherheit leisten. Und das erläutere ich Ihnen im Folgenden!
Übrigens, falls Ihnen beim Stichwort Business Intelligence gleich durch den Kopf schießt: „Aber das ist doch bestimmt ein großer Aufwand“, lassen Sie mich an dieser Stelle bereits verraten: Mit der richtigen Software und dem richtigen Implementierungspartner benötigen Sie für die Einführung nur wenige Wochen!
Warum sich Excel nicht besonders gut für die Personalplanung eignet
Ein Unternehmen, in dem ich gearbeitet habe – nennen wir es die XYZ GmbH – hatte einen ganzheitlichen Budgetierungsprozess eingeführt. Also musste neben den Umsätzen vor allem der größte Kostenblock geplant werden: die Personalkosten.
Im ersten Jahr hatte man bei XYZ die Personalkosten noch grob geschätzt – anhand der Ist-Kosten des vergangenen Jahres und der Umsatzerwartungen des nächsten Jahres. Aber schnell stellte sich dieses Verfahren als unzuverlässig heraus. Kein Wunder: Personalbewegungen sind nun einmal wahnsinnig komplex!
Das Unternehmen beschloss, die Personalkosten detaillierter zu planen, um später Abweichungen vom Plan besser verstehen und erklären zu können.
Dafür bereitete man die Personalkostenplanung zuerst zentral mit der Personalabteilung vor. Alle Informationen – über bestehende Mitarbeiter, zukünftige Abgänge und Neuzugänge – gewann man aus einer Vielzahl von Excel-Dateien. Anschließend trug man die dazugehörigen FTE und Kosten zusammen und bereitete alles auf.
Nur auf diese Weise ließ sich in der XYZ GmbH mühevoll und auch nur annähernd der Aufsatzpunkt – also die Baseline – für die Planung des kommenden Jahres bestimmen.
Das Ganze wurde dann den Kostenstellen-Verantwortlichen in einer jeweils eigenen Excel-Datei für die Planung zur Verfügung gestellt.
Sie ahnen es, vielleicht kennen Sie es auch: Die Vorbereitung der zentralen und dezentralen Excel-Dateien hat ewig gedauert – und es fanden sich immer wieder fehlerhafte Formeln. Teilweise hatten Planer aus Versehen Dateien zerschossen, so dass diese dann während der aktuellen Planung repariert werden mussten. Wenn es dann noch im laufenden Betrieb zu einer Änderung fixer Planungsparameter kam, ging „das große Excel-Anpassen“ von vorne los … Nicht zuletzt mussten die Verantwortlichen die schier unendlichen Dateien zeitintensiv konsolidieren, um diese überhaupt auswerten und vor dem Management präsentieren zu können.
Und es ging noch weiter: Das Management beschloss noch einige Planungsänderungen, die in die Excel-Tabellen eingearbeitet werden mussten, um diese dann transparent an die Bereiche zurückzuspielen. Zusätzlich wurde die Finanzabteilung informiert, damit diese die GuV anpassen und fertigstellen konnte.
Übrigens: Auch für das Reporting benötigte man diese Konsolidierung – denn die ganze Planung wurde unterjährig gegen die tatsächlichen Zahlen geprüft. Wichen die Plan- von den Ist-Kosten ab, dann ging dann die große manuelle Suche nach Antworten in den Excel-Dateien los …
Sind Sie schon den Tränen nahe? Ich könnte ewig weitere Nachteile aufzählen, die sich für die XYZ GmbH bei der Personalplanung mit Excel ergaben … Und vielen Unternehmen geht es genauso!
Die bessere Entscheidung: eine intelligente Cloud-Lösung
Die gute Nachricht: Seit ein paar Jahren gibt es fantastische systemgestützte Lösungen, die den Personalplanungsprozess viel effizienter gestalten. Genau so eine Cloud-Lösung habe ich dann damals bei der XYZ GmbH eingeführt.
Und das können Sie auch – zum Beispiel mit der bdg | HR Suite in SAP Analytics Cloud, Jedox oder Board!
Die bdg | HR Suite bietet Ihnen unschlagbare Vorteile – passgenau in einer Lösung:
- Höhere Planungsqualität. Unser BI Tool ermöglicht es Ihnen, verlässlich und effizient eine systemgestützte Personalplanung mit den nötigen Standards durchzuführen. Verknüpft mit Ihrer Finanzplanung und dem Reporting-System, schafft diese integrierte, modulare Lösung sämtlichen manuellen Aufwand ab!
- Datenschutzkonformität. Anders als bei Excel sind sensible Daten auch gemäß DSGVO verlässlich geschützt: Einzeldaten stehen nur den verantwortlichen Planern zur Verfügung. Andere Personen erhalten lediglich Zugang zu den aggregierten Zahlen – zeitgleich, denn die Konsolidierung führt das System in Echtzeit aus.
- Kollaboration. Die bdg | HR Suite hebt die gesamte Zusammenarbeit im Unternehmen auf ein neues Level – auch durch die vielen Kommentarfunktionen, das integrierte Management Dashboard sowie das einfache Teilen von Berichten. Reports und Analysen zu sämtlichen Plan- und Istständen sind jederzeit auf Knopfdruck verfügbar.
- Effiziente Planungsprozesse. Technische Workflows – etwa für Freigaben oder den Planungsprozess an sich – unterstützen Sie durchgehend und sind auf Ihre Prozesse im Unternehmen abgestimmt.
- Schnelle Implementierung. Das Sahnehäubchen: Die Implementierung durch die bdg dauert nicht Jahre, sondern nur wenige Wochen! Die bdg | HR Suite kombiniert eine vorgefertigte Planungslösung mit der Flexibilität einer kundenspezifischen Framework-Lösung zu Ihrem Vorteil.
Kurz gesagt: Eine Personalplanungssoftware wie die bdg | HR Suite ist ein „Must-have“ für jedes Unternehmen. Mit dieser agiert die Personalabteilung als unverzichtbarer Business Partner und verliert sich nicht in manuellen Datenbeschaffungs- und Aufbereitungsprozessen. Es bleibt mehr Zeit, sich auf wichtige, strategische Fragen zu fokussieren.
Sie haben auch genug von Excel als Planungstool und wollen die Chancen der Digitalisierung nutzen? Lassen Sie sich unsere bdg | HR Suite als Demo zeigen! Oder gewinnen Sie weitere Einblicke im Blog strategisches Workforce-Planning.
Wir beraten Sie gern auf Ihrem Weg, Ihre HR-Abteilung und die Personalplanung auf das nächste Level zu heben: Make HR better!
