Die STRATO AG, einer der weltweit größten Hosting-Anbieter, setzte sich das Ziel, ihr Controlling mit einer zukunftssicheren BI- und Planungslösung grundlegend zu modernisieren: Die bisherige Planung und das Reporting der Gewinn- und Verlustrechnung waren durch komplexe Quellsysteme und manuelle Excel-Aufbereitung geprägt, was zu hohem Zeitaufwand, Fehleranfälligkeit und mangelnder Flexibilität führte. Allein die Datenbereitstellung für den Monatsabschluss band das Controlling rund eine Woche lang. Gleichzeitig erschwerten die hohe Komplexität und die vielfältigen Wechselwirkungen zwischen Regionen, Produktgruppen und Kostenstellen eine treiberbasierte Planung sowie nachträgliche Änderungen und Szenariobetrachtungen erheblich. STRATO erkannte daher die Notwendigkeit einer zentralen, flexiblen Lösung auf Basis von Board, um Planung, Reporting und Analyse als Self-Service BI effizienter und transparenter zu gestalten.
Heute verfügt STRATO über eine zentrale Datenbasis als Single Point of Truth, in der alle relevanten Informationen einheitlich integriert verfügbar sind. Dadurch erfolgen Datenbereitstellung, Planung und Reporting deutlich schneller und verlässlicher – automatisiert auf Knopfdruck statt mit hohem manuellem Aufwand über mehrere Tage hinweg. Die mehrdimensionale GuV-Planung nach Produktlinien, Quartalen, Ländern oder Einzelgesellschaften schafft neue Transparenz, während das praxisorientierte Training der Anwenderinnen und Anwender eine interne Weiterentwicklung der Lösung ohne externe Unterstützung ermöglicht.
Über 100 Unternehmen vertrauen bdg
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein zentraler Bestandteil im Jahresabschluss und unverzichtbar für die Erfolgskontrolle. Eine professionelle, integrierte und treiberbasierte GuV ermöglicht dem Management einen Überblick über die aktuelle finanzielle Situation des Unternehmens. Sie bietet damit eine fundierte Basis für korrigierende Maßnahmen und grundlegende Entscheidungen.
Trotz dieser zentralen Bedeutung für die Unternehmenssteuerung finden die Planung und das Reporting im Hinblick auf die Gewinn- und Verlustrechnung in vielen Firmen noch in zeitaufwendigen und fehleranfälligen Excel-Strukturen statt. Die Finanzteams müssen relevante Daten manuell zusammentragen und verarbeiten.
STRATO hatte mit genau diesen Problemen zu kämpfen: Komplexe Datenquellen und die manuelle Aufbereitung der Daten in Excel machten Planung und Reporting zu äußerst zeitintensiven Aufgaben, die zudem häufig fehlerbelastet waren. Allein die Datenbereitstellung für den Monatsabschluss beschäftigte das Controlling rund eine Woche lang.
Darüber hinaus fehlte die Flexibilität bezüglich des Detaillierungsgrades von Planung und Analyse. Auch die Planung individueller Geschäftstreiber in verschiedenen Regionen, Produktgruppen oder Kostenstellen war aufgrund der hohen Komplexität und der Wechselwirkungen äußerst schwierig.
Nachträgliche Änderungen hatten einen enormen manuellen Aufwand zur Folge, und eine Szenarioplanung war praktisch unmöglich.
STRATO und bdg erarbeiteten gemeinsam das Konzept für die Implementierung eines BI-/CPM-Tools, das einerseits einen flexibleren und transparenteren Prozess für Planung und Reporting schaffen und andererseits eine schnellere, treiberbasierte Planung als Self-Service BI einführen sollte.
Hauptziele des Projekts waren die partielle Automatisierung des treiberbasierten Planungsprozesses sowie die Schaffung einer zentralen Datenbasis, um die Berichtszyklen zu reduzieren und die Berichtsqualität zu verbessern. Neben den gewünschten Funktionalitäten für Planung, Analyse und Reporting spielte auch der Umgang mit den einzubindenden Daten eine Rolle: Diese stammen aus verschiedenen, zum Teil komplexen Quellsystemen. Dazu gehören das ERP-System Infor, ein Oracle-basiertes, von STRATO eigenentwickeltes CRM-System, ein Personaltool sowie MS-Excel.
Nach einer eingehenden Analyse stand fest, dass Board die am besten geeignete BI- und CPM-Lösung für STRATO bieten würde. Dabei waren insbesondere die intuitive und anwenderfreundliche Gestaltung der Applikation ausschlaggebend, die eine Nutzung als Self-Service BI ermöglichen.
Im Projekt wurde ein agiler Ansatz verfolgt, um flexibler auf die wachsenden Anforderungen des Projekts reagieren und schnell greifbare Ergebnisse erzielen zu können. Konkret wurde in iterativen Schritten geplant, was die schnelle und unproblematische Reaktion auf neue oder veränderte Anforderungen im Laufe des Projekts ermöglichte.
Das Team der bdg überzeugte dabei nicht nur mit fachlicher und technologischer Kompetenz; das gemeinsame Projekt mit STRATO wurde auch durch die partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe zum Erfolg.
Der erste Schritt bei der Implementierung eines werttreiberbasierten Planungskonzepts besteht darin, Treiber und existierende Abhängigkeiten zu identifizieren und sie zu modellieren.
Dies erwies sich bei STRATO aufgrund der hohen Granularität und Komplexität des Planungsprozesses als schwierig; zahlreiche Treiber waren in der Planung von Ertrag, Personal usw. für verschiedene Produktgruppen, Regionen und Kostenstellen zu berücksichtigen.
Es wurde eine zentrale Datenbank geschaffen, in der die Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden sollten.
Dafür mussten Anpassungen der Datenbankstrukturen im ERP- und CRM-System vorgenommen werden, um die beiden Systeme in Board zusammenzuführen und optimale Voraussetzungen für die gewünschte automatisierte Datenbereitstellung in Board zu schaffen. Insbesondere die Daten aus dem ERP-System mussten dafür umfassend bearbeitet werden.
Durch die zentrale Datenbank als Single Point of Truth konnte der Prozess der Datenbereitstellung von mehreren Tagen auf einige Minuten verkürzt werden.
bdg unterstützte STRATO mit effizientem und praxisorientiertem Training, damit Administratoren und Anwender aus Management, Controlling und IT das volle Potenzial der BI-/CPM-Lösung in Board ausschöpfen können. So kann das Software-Tool unabhängig gesteuert und Prozesse optimiert werden, ohne dass externe Berater hinzugezogen werden müssen.
Dank der erfolgreichen Umsetzung des Projekts sind alle notwendigen Informationen einheitlich und in einer zentralen Datenbank integriert verfügbar. Dadurch sind Planung und Reporting deutlich schneller möglich – und gleichzeitig sehr viel verlässlicher.
Die Datenbereitstellung, die vorher eine Woche dauerte, erfolgt jetzt automatisiert auf Knopfdruck. Das gesamte Reporting kann so von einem internen Controlling- Team mit wenigen Mitarbeitern eigenständig ausgeführt werden. Die Planung ist unkompliziert mehrdimensional darstellbar, etwa um die GuV nach Produktlinien, Quartalen, Ländern oder Einzelgesellschaften zu betrachten.
Durch die umfassende Schulung der Anwender durch das Team der bdg können Planung und Reporting sogar intern weiterentwickelt werden, ohne dass eine Unterstützung durch externe Berater notwendig wäre. Das Tool ist bei den Anwendern sehr beliebt, so dass weitere Analyse-Applikationen in Board gewünscht werden. Auch diese Projekte wird STRATO in der bewährten, konstruktiven Zusammenarbeit mit bdg umsetzen.
Mit bdg und Board konnten wir ein Reporting-Framework aufbauen, das flexibel ist und mit seinen Aufgaben wächst. Es erlaubt uns Self-Service BI für Daten-Visualisierung, Analyse, Reporting und Planung.
Success Stories, Whitepaper, Videos und interaktive Produktübersicht.
Bdg und alstria haben eine innovative Lösung für die Immobilienwirtschaft entwickelt, die eine übersichtliche Applikation zur Objektplanung bietet. Diese Applikation integriert vielfältige Daten, einschließlich Modernisierungstermine und Vertragslaufzeiten, um Planung und Controlling zu vereinfachen und Medienbrüche zu eliminieren.
Können BI/CPM Applikationen die hochkomplexen Erfahrungswerte langjähriger Mitarbeiter abbilden?
Das geht! Mit Siemens Energy und bdg.
Wo liegen die Grenzen? Das wissen wir erst, wenn wir sie erreichen. In diesem Projekt mit Siemens Energy nutzt bdg die volle Funktionalität von Jedox und verschiebt einmal mehr die Grenzen des Machbaren.
e-regio hat den gesamten Planungsprozess – von der Profit-Center-Planung über Kostenstellenplanung bis zur integrierten GuV, Cashflow und Bilanz – aus Excel heraus in Jedox überführt. Was früher anderthalb Monate dauerte und nur zweimal im Jahr stattfand, ist heute ein monatlicher Prozess von sieben Arbeitstagen. Die Grundlage dafür war kein reines Tool-Rollout, sondern ein Implementierungsansatz, bei dem das Controlling-Team von e-regio aktiv in den Aufbau eingebunden war – und das nötige Know-how so direkt intern verankert wurde.
