Workforce Planning – Zukunftsfähig mit digitalisierter Personalplanung

Wie viele zusätzlichen Mitarbeiter werden ab Q4 im Marketing benötigt, um die vereinbarten Ziele zu erreichen? Welche Qualifikationen brauchen wir nächstes Jahr in F&E? Wer verfügt darüber bereits und für wen sind welche Fortbildungen notwendig? Welche Kosten sind mit all dem verbunden?

Bessere Geschäftsentscheidungen durch effektive Zusammenarbeit

HR-Verantwortliche müssen heute in der Lage sein, der Geschäftsführung schnell und zuverlässig Auskunft darüber zu geben, wie es um die Personalstruktur bestellt ist und welche Veränderungen notwendig sein werden, um wettbewerbs- und zukunftsfähig zu bleiben. Ermöglicht wird dies durch Workforce Planning, d.h. die systematische Identifikation und Analyse der künftigen Bedarfe eines Unternehmens hinsichtlich Mitarbeiterzahl und Qualifikationen für das Erreichen der Unternehmensziele. Workforce Planning kann Antworten geben auf die rasanten Veränderungen der Arbeitswelt und die damit einhergehenden Herausforderungen für Unternehmen. Seine zentrale Aufgabe liegt darin, den Einsatz der richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sicherzustellen.

Herausforderungen in der Personalplanung

Ohne eine leistungsfähige und auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnittene Personalplanungs-Applikation stellen diese modernen Anforderungen die HR-Abteilungen allerdings vor große Herausforderungen. Während die meisten Unternehmen über nutzerfreundliche Tools zur Administration ihrer Belegschaft verfügen, wird für die Workforce Planung oftmals noch Excel verwendet. Mit einer steigenden Mitarbeiterzahl und zunehmend mobilen Belegschaft stoßen Planer hier jedoch schnell an Grenzen – zu fehleranfällig, zeitaufwendig und intransparent werden rein Excel-basierte Planungsprozesse.

Business Intelligence für HR – bzw. eine Planungsapplikation basierend auf einem Business Intelligence Tool – schafft hier Abhilfe, indem die Fehleranfälligkeit durch systemgestützte Mechanismen reduziert und die Planungseffizienz gesteigert wird.

Personalplanung mit BI-Applikation – ein Zugewinn, nicht nur für die HR-Abteilung

Dank vielseitiger Business Intelligence Tools ist es möglich, leistungsstarke Applikationen für die komplexe Personalplanung zu entwickeln. Als Planungsgrundlage können benötigte Ist- und Stammdaten direkt aus verwendeten Vorsystemen – beispielsweise SAP HCM oder Bamboo HR – ins System geladen werden. So wird eine einheitliche Grundlage für die Planung geschaffen, während gleichzeitig manuelle und zeitaufwändige Datensammlungen hinfällig werden.

Den Planern steht für die Planung ein leicht verständliches und einfach zu bedienendes Template zur Verfügung. Im Idealfall ermöglicht eine professionell konzeptionierte und implementierte Workforce Planning Applikation auch die zentrale Steuerung aller Personalbewegungen eines Unternehmens und ist in der Lage, Vakanzen und Mitarbeiterbewegungen – z.B. in eine andere Position und/oder zu einer anderen Kostenstelle – zu erfassen. Dies erhöht die Transparenz in der Personalplanung.

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Datenschutz als Stolperstein? – Professionelle Umsetzung macht den Unterschied

Damit eine Personalplanung unternehmensweit funktionieren kann, müssen Fachabteilungen ihre Belegschaft auf Mitarbeiterebene planen können. In der Personalabteilung fließen diese hochsensiblen Daten aller Abteilungen und Fachbereiche zusammen.

Der Datenschutz ist in diesem Zusammenhang daher eines der zentralen Themen. Häufig stehen insbesondere HR-Manager der Einführung unternehmensweiter Business Intelligence Systeme inklusive Workforce Planning bzw. Personalmodul skeptisch gegenüber. Ihr berechtigtes Anliegen: Sensible Personaldaten benötigen und verdienen den besten Schutz.

Leistungsfähige und den Bedürfnissen des Unternehmens angepasste BI-Systeme können und sollen dies leisten. Gearbeitet wird hier mit detaillierten, maßgeschneiderten Rollen- und Berechtigungssystemen, die den Zugriff für die einzelnen beteiligten Mitarbeiter festlegen.

BI-gestützte Personalplanungs-Applikationen ermöglichen es zudem, die aggregierten und anonymisierten Ergebnisse der Personalplanung unter Wahrung des Datenschutzes schnell und einfach an das Finanzcontrolling zu übertragen. Somit kann eine integrierte Planung ermöglicht und die Konsistenz der Teilpläne des Unternehmens sichergestellt werden.

Derartige Rollen-Nutzer-Konzepte sind beispielsweise in Excel kaum umsetzbar und stellen daher einen großen Mehrwert von BI-Systemen dar, welche eine Einschränkung von Berechtigungen bis hin zur kleinsten Zelle ermöglichen.

Neugierig geworden? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie gern zu den Möglichkeiten von CPM- & BI-Lösungen im Bereich Personal / Human Resources und unterstützen Sie bei der Konzeption und Einführung in Ihrem Unternehmen.

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