{"id":14832,"date":"2024-02-27T13:43:59","date_gmt":"2024-02-27T12:43:59","guid":{"rendered":"https:\/\/bdg.io\/de\/?p=14832"},"modified":"2026-05-28T09:30:06","modified_gmt":"2026-05-28T07:30:06","slug":"objektplanung-immobilienwirtschaft-alstria","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/bdg.io\/de\/objektplanung-immobilienwirtschaft-alstria\/","title":{"rendered":"Operative Objektplanung in der Immobilienwirtschaft bei alstria"},"content":{"rendered":"\t\t
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OPERATIVE OBJEKTPLANUNG IN DER IMMOBILIEN-WIRTSCHAFT<\/span><\/span><\/h1>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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Weg von 100+ Excel-Templates: Operative Objektplanung in Board \u2013 schneller, transparenter, deutlich weniger manuell<\/span><\/h2>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Die alstria office REIT\u2011AG, ein in Hamburg ans\u00e4ssiger Spezialist f\u00fcr B\u00fcroimmobilien in deutschen Top\u2011Standorten, setzte sich das Ziel, ihre operative Objektplanung konsequent zu digitalisieren: Bis dahin erfolgte die Planung f\u00fcr \u00fcber 100 Immobilienobjekte in separaten Excel\u2011Datasheets, die manuell bef\u00fcllt wurden \u2013 inklusive umst\u00e4ndlicher Exporte aus Vorsystemen f\u00fcr Stammdaten wie Vertr\u00e4ge und Leerst\u00e4nde. Dieser hohe manuelle Aufwand f\u00fchrte zu Fehleranf\u00e4lligkeit und machte das Zusammenf\u00fchren sowie Auswerten der Objektdaten extrem zeitaufw\u00e4ndig. alstria erkannte daher die Notwendigkeit, Excel vollst\u00e4ndig zu ersetzen und eine moderne BI\u2011 und Planungsl\u00f6sung einzuf\u00fchren, die operative Planung, Reporting und Konzernkonsolidierung transparenter und dynamischer abbildet.\u00a0<\/p>

Heute verf\u00fcgt alstria \u00fcber eine in Board entwickelte L\u00f6sung, in der f\u00fcnf Eingabetemplates mehr als hundert Excel\u2011Vorlagen abl\u00f6sen. Automatisierte Planungsschritte reduzieren den manuellen Aufwand und die Fehleranf\u00e4lligkeit auf ein Minimum, w\u00e4hrend Analysen und Reporting deutlich schneller und transparenter erfolgen \u2013 mit hoher Akzeptanz bei den operativen Anwender:innen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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\u00dcber 100 Unternehmen vertrauen bdg<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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AUSGANGSSITUATION<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Die alstria office REIT-AG verwendete fu\u0308r die operative Planung Excel Datasheets: Fu\u0308r jedes der u\u0308ber 100 Immobilienobjekte gab es ein separates Excel- Template, das mit den Planungseingaben manuell befu\u0308llt wurde. Zudem war der Zugriff auf Stammdaten (z.B. Bestandsvertr\u00e4ge, Leerst\u00e4nde), die den Planern als Basisinformationen dienen, nur durch Exports aus den Vorsystemen m\u00f6glich. Der enorme manuelle Aufwand in Excel fu\u0308hrte zu einer hohen Fehleranf\u00e4lligkeit, und die Daten aller Objekte zusammenzufu\u0308hren und auszuwerten war enorm zeitaufw\u00e4ndig. Um genau diese Punkte anzugehen, entschloss sich der Fachbereich Finance & Controlling eine moderne BI-L\u00f6sung einzufu\u0308hren. Zur Unterstu\u0308tzung beauftragte alstria externe Berater (PwC) mit der Projektbegleitung. Gemeinsam entwickelte man einen ersten Anforderungskatalog und begann den Auswahlprozess. Dabei u\u0308berzeugte die Software Board mit bdg als Implementierungspartner \u2013 ausschlaggebend waren die M\u00f6glichkeiten der Software im Bereich Self-Service BI, ihre Flexibilit\u00e4t und die Schnelligkeit in der Auswertung sowie die Referenzen der bdg aus erfolgreich abgeschlossenen Projekten in der Immobilienwirtschaft.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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PROJEKTZIEL<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Oberstes Ziel des Projekts war, Excel als Planungstool vollst\u00e4ndig durch eine L\u00f6sung in Board zu ersetzen, um den manuellen Aufwand sowie fehleranf\u00e4llige Medienbru\u0308che auf ein Minimum zu reduzieren und die Arbeit der operativen Planer generell zu vereinfachen. Auch das Reporting fu\u0308r den Objektbereich sowie die Konsolidierung auf Konzernebene sollte dynamischer und u\u0308bersichtlicher gestaltet werden. Fu\u0308r die Objektplanung bedeutete dies, alle relevanten Daten aus den Vorsystemen zu ziehen, um sie auf einer h\u00f6heren Ebene integriert zu beplanen.<\/p>

Das betraf beispielsweise die Vermietung von Geb\u00e4udefl\u00e4chen, die Verl\u00e4ngerungen von Mietvertr\u00e4gen sowie jegliche bauliche Ma\u00dfnahmen (Sanierung, Modernisierung, Instandhaltung). In der abschlie\u00dfenden Zielsetzung sollte sich die komplette Objektplanung in einer konsolidierten Form in der Gewinn- und Verlustrechnung widerspiegeln.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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VORGEHENSWEISE UND ERBRACHTE LEISTUNGEN<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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In einem Kickoff-Workshop vereinbarten alle Parteien zun\u00e4chst die jeweiligen Verantwortungsbereiche, den Scope des Projekts und die Entwicklungsmethode. Die Wahl fiel auf eine agile Entwicklung mit periodischen Sprints und anschlie\u00dfender Auswertung \u2013 diese Vorgehensweise entspricht den Best Practices von bdg. Besonders wichtig bei BI-Projekten: Das Anforderungs-profil und die Auswahl der Planungskategorien \u2013 beides wurde in einem Initialtermin besprochen und festgehalten. Gemeinsam stellten bdg und alstria dann das Projektteam zusammen. Als Kernteam fungierten ein Projektleiter und zwei Entwickler der bdg sowie zwei Verantwortliche aus den Fachbereichen des Kunden; zus\u00e4tzlich unterst\u00fctzten die Mitarbeiter der IT-Abteilung bei alstria tatkr\u00e4ftig.<\/p>

Als erster Schritt wurde von den Entwicklern der bdg gem\u00e4\u00df dem Anforderungsprofil ein Datenmodell konzeptioniert. Kern ist hier die Definition der Dimensionen, Hierarchien sowie der daraus zu bildenden multidimensionalen Datenw\u00fcrfel. In den W\u00fcrfeln werden die Dimensionen verkn\u00fcpft und die Daten gespeichert. Sie bilden das Medium, in dem die verschiedenen Datendimensionen und die Verh\u00e4ltnisse der Ebenen zueinander \u2013 also die Architektur der Applikation \u2013 gespeichert werden. Im n\u00e4chsten Schritt wurden die ersten Integrationen durchgef\u00fchrt und die bestehenden Vorsysteme angebunden \u2013 in diesem Fall Microsoft Dynamics NAV (Navision) sowie Pandora, ein von alstria entwickeltes internes System. Typisch fu\u0308r BI-Tools ist, dass ihre Architektur in einer eigenen Anwendung auf bestehende Systeme (meist relationale Datenbanken) \u201eaufgepflanzt\u201c wird. Fu\u0308r die Integration nach Board mu\u0308ssen Daten transformiert werden, um auf das zuvor definierte Datenmodell zu passen. Im Board-Umfeld wird hier meist ein SQL-Server als Zwischenschicht verwendet.\u00a0<\/p>

Eine Herausforderung war die Zuordnung der Datenebenen. Weil Business Intelligence- und Planungssysteme auf Datenaggregation aufbauen, ist die richtige Identifikation und Definition der untersten Ebenen von entscheidender Bedeutung \u2013 denn dort werden die Daten gespeichert.\u00a0<\/p>

Nun war im ersten Kickoff-Workshop als unterste Planungsebene die Objektebene festgelegt worden. Das hei\u00dft im Fall alstria, die individuellen Geb\u00e4ude \u2013 nicht deren Etagen beziehungsweise einzelne Fl\u00e4chen. Im Verlauf der Entwicklung stellte sich jedoch heraus, dass statt der Objekte die Fl\u00e4chen als unterste Datenebene beru\u0308cksichtigt werden mussten und somit eine \u00c4nderung des urspru\u0308nglich definierten Datenmodells und Projektplans notwendig wurde.\u00a0<\/p>

Wie viel Aufwand eine neue Planungsebene macht, h\u00e4ngt davon ab, wo sie eingefu\u0308gt wird. Am Ende, also an der \u201eSpitze\u201c der Aggregation, wird der bereits geordnete Datensatz nur noch weiter reduziert \u2013 hier eine neue Ebene einzufu\u0308gen ist also recht einfach. Fu\u0308gt man hingegen eine neue Ebene an den Anfang, also die \u201eBasis\u201c der Aggregation an, steigt die Anzahl der insgesamt verarbeiteten Daten exponentiell. Damit die verwendeten Integrationslogiken und das Datenmodell die neue unterste Ebene tragen k\u00f6nnen, mussten die Entwickler von bdg sie anpassen \u2013 dies gelang in Rekordzeit, so dass sich die urspru\u0308nglich geplante Projektlaufzeit um nur eine Woche verl\u00e4ngerte.<\/p>

Die sehr gute Zusammenarbeit des gesamten Projektteams erm\u00f6glichte eine hohe Geschwindigkeit in der Entwicklung \u2013 so wurden bereits zwei Wochen nach dem Kickoff-Workshop die ersten Datenintegrationen durchgefu\u0308hrt. Die IT-Abteilung von alstria stellte den zur Transformation ben\u00f6tigten SQL-Server bereit und beteiligte sich bei der Datenintegration. Zum Best Practice-Ansatz der bdg geh\u00f6rt es, sp\u00e4tere User schon w\u00e4hrend der Entwicklung mit einem Coaching-Ansatz einzubeziehen. Das Team von alstria zeigte viel Engagement, und im Verlauf auch dieses Projekts wurde klar: Die Beteiligung an der Erstentwicklung bringt gro\u00dfen Mehrwert fu\u0308r sp\u00e4tere Projekte und die Weiterfu\u0308hrung als Self-Service-Plattform. So u\u0308bernahmen die sp\u00e4teren Admins im Coaching-Verfahren einige Aufgaben in der Entwicklung \u2013 das funktionierte sehr gut und trug zum schnellen Erfolg des Projekts ma\u00dfgeblich bei.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Das Ergebnis<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Ziel erreicht: Die unz\u00e4hligen Excel-Datenbl\u00e4tter je Immobilienobjekt wurden durch insgesamt fu\u0308nf u\u0308bersichtliche Eingabetemplates ersetzt. Erg\u00e4nzt werden die Templates durch zwei \u00dcbersichtsscreens. Nicht nur die Dateneingabe ist dadurch deutlich einfacher \u2013 und die Gefahr der Fehler durch die manuelle Eingabe gebannt \u2013, sondern auch die Analyse und Validierung der Daten fu\u0308r das Reporting sind nun unkompliziert und schnell durchfu\u0308hrbar. Die Applikation wurde vom Team ausgezeichnet angenommen \u2013 die User haben inzwischen einige Dashboards und Logiken in Eigenentwicklung aufgebaut, so dass neben den Plandaten auch die Ist-Daten u\u0308ber die Plattform validiert werden k\u00f6nnen. Insgesamt war die Resonanz so gut, dass auch andere Fachbereiche Interesse an einer vergleichbaren L\u00f6sung bekundeten \u2013 als All-in-One-Plattform fu\u0308r die integrierte Unternehmensplanung eignet sich die Software Board dafu\u0308r hervorragend. Weitere gemeinsame Projekte von alstria und bdg sind daher in Planung.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Executive Summary<\/h3>